Antes de una campaña: ¿cuánta mercadería comprar sin quedarte sin caja?

Preparar la compra no es adivinar una cifra de ventas

Antes de una campaña navideña, escolar o local, revisa ventas comparables, pedidos confirmados y tiempo de entrega de tu proveedor. No copies el volumen de otro negocio. Una expectativa no es un pedido y un pedido todavía puede tener condiciones pendientes.

PRODUCE incluyó la administración del inventario entre sus recomendaciones para la campaña escolar de 2024. [1] Usamos esa orientación como antecedente educativo, no como pronóstico de ventas para 2026. El siguiente método y los ejemplos son una propuesta práctica de MLDP VALUE.

Una fórmula sencilla para preparar el pedido

Compra prevista = ventas estimadas del período + stock deseado al cierre − stock utilizable actual − entradas confirmadas para ese período. Trabaja con unidades del mismo producto y con las mismas fechas. No incluyas mercadería dañada ni una entrega que todavía no esté confirmada.

Ejemplo: esperas vender 40 unidades y quieres terminar con 10. Ya tienes 25 utilizables y llegarán 5 confirmadas. La compra adicional sería de 20 unidades: 40 + 10 − 25 − 5. Si cada una cuesta S/ 20, necesitas S/ 400 para esa compra, antes de transporte y otros gastos.

La cantidad no es una recomendación para cualquier tienda. Si hay vencimientos, pedidos mínimos, demora del proveedor o demanda incierta, ajusta los supuestos y evalúa compras por etapas.

Vender con margen no significa recuperar toda la compra

Otro ejemplo ficticio: compras y pagas 100 unidades a S/ 20, por un total de S/ 2.000. Luego vendes y cobras 60 unidades a S/ 30: ingresan S/ 1.800. El costo de esas 60 unidades es S/ 1.200; la diferencia es S/ 600 antes de otros gastos e impuestos.

Sin embargo, la caja de estas operaciones muestra S/ 200 menos que al inicio: 1.800 cobrados − 2.000 pagados. Quedan 40 unidades con un costo de S/ 800 en inventario. Ese stock no es automáticamente una pérdida, pero tampoco es efectivo disponible. Podría requerir descuentos o deteriorarse si no se vende.

Para simplificar, usamos importes sobre una misma base sin IGV ni otros impuestos, sin transporte, sin comisiones y con cobro inmediato. Tu contador debe revisar los valores y registros tributarios que correspondan.

Prueba un escenario de menor venta antes de comprometerte

Con la compra de 100 unidades, si solo vendes y cobras 40 a S/ 30, ingresan S/ 1.200 y quedan S/ 1.200 de mercadería al costo. La salida neta de caja sería S/ 800. El margen de las unidades vendidas sigue siendo positivo, pero una parte mayor del dinero permanece en el estante.

Antes de aceptar el pedido, pregunta: ¿puedo pagar mis otras obligaciones si ocurre ese escenario? ¿Puedo dividir la entrega? ¿Qué pasa con productos vencidos, dañados o devueltos? Confirma las condiciones por escrito; no supongas que el proveedor aceptará cambios.

Una tarea de diez minutos para tu próxima compra

• Elige un producto importante y cuenta las unidades que realmente puedes vender.
• Anota ventas comparables y pedidos confirmados, sin sumarlos dos veces.
• Calcula el pedido y añade transporte y otros costos aplicables.
• Coloca la fecha de pago al proveedor al lado de las fechas probables de cobro.
• Repite la cuenta con menos ventas y decide cuánto dinero puedes comprometer.

El conocimiento transferido desde Alemania y Europa es una forma de trabajar: separar hechos de supuestos, medir existencias, revisar diferencias y asignar una próxima acción. Lo aplicas a tu negocio en Perú; las normas contables y tributarias siguen siendo peruanas.